Prowadzenie kliniki, przychodni czy gabinetu medycznego wiąże się z szeregiem obowiązków prawnych. Dotyczą one nie tylko samego udzielania świadczeń zdrowotnych, ale również dokumentacji medycznej, praw pacjenta, ochrony danych osobowych, współpracy z personelem czy wewnętrznych procedur obowiązujących w placówce.

W praktyce problemy często wynikają z dokumentów lub rozwiązań, które funkcjonują w placówce od lat, ale nie były na bieżąco aktualizowane. Audyt prawny placówki medycznej pozwala sprawdzić takie obszary, znaleźć potencjalne nieprawidłowości i uporządkować je, zanim staną się źródłem sporu lub problemu podczas kontroli.

Kancelaria przeprowadza audyty prawne klinik, gabinetów oraz innych podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Zakres audytu dostosowujemy do rodzaju placówki, oferowanych świadczeń i sposobu jej funkcjonowania.

Co sprawdzamy podczas audytu prawnego?

W zależności od potrzeb placówki audyt może obejmować między innymi:

• dokumentację przekazywaną pacjentom,
• formularze zgód na udzielanie świadczeń zdrowotnych,
• zasady informowania pacjentów o leczeniu,
• upoważnienia dotyczące dokumentacji i informacji o stanie zdrowia,
• zasady prowadzenia i udostępniania dokumentacji medycznej,
• przestrzeganie praw pacjenta,
• regulamin organizacyjny placówki,
• dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych,
• umowy z lekarzami i pozostałym personelem,
• umowy z podmiotami współpracującymi z placówką,
• procedury dotyczące skarg i roszczeń pacjentów,
• informacje zamieszczane na stronie internetowej i w materiałach placówki,
• inne dokumenty i procedury związane z prowadzoną działalnością medyczną.

Nie stosujemy jednego, identycznego zakresu audytu dla każdej placówki. Innych rozwiązań potrzebuje niewielki gabinet lekarski, innych klinika stomatologiczna, a jeszcze innych większa placówka zatrudniająca kilkudziesięciu specjalistów.

Dokumentacja medyczna

Dokumentacja medyczna jest jednym z najważniejszych obszarów funkcjonowania placówki.

Powinna być nie tylko prawidłowo prowadzona, ale również odpowiednio przechowywana, zabezpieczana i udostępniana pacjentom oraz innym uprawnionym osobom.

Podczas audytu sprawdzamy między innymi stosowane procedury dotyczące dokumentacji, formularze upoważnień oraz sposób realizowania wniosków pacjentów.

Zwracamy również uwagę na rozwiązania, które mogą powodować problemy dopiero w przypadku sporu. Prawidłowo prowadzona dokumentacja ma bowiem znaczenie nie tylko dla procesu leczenia, ale również dla możliwości wykazania, jak rzeczywiście przebiegało udzielanie świadczeń.

Zgoda pacjenta i obowiązek informacyjny

Sam podpis pacjenta na formularzu nie zawsze oznacza, że kwestia zgody została prawidłowo uregulowana.

Znaczenie ma zarówno treść stosowanych dokumentów, jak i sposób przekazywania pacjentowi informacji o jego stanie zdrowia, proponowanym leczeniu, możliwych metodach postępowania i następstwach określonego świadczenia.

W ramach audytu analizujemy stosowane przez placówkę formularze zgód oraz inne dokumenty przekazywane pacjentowi.

Sprawdzamy, czy odpowiadają rodzajowi wykonywanych świadczeń i czy nie wymagają uzupełnienia lub aktualizacji.

Prawa pacjenta

Placówki medyczne są zobowiązane do przestrzegania praw pacjenta na każdym etapie udzielania świadczeń.

Dotyczy to między innymi prawa do informacji, dokumentacji medycznej, wyrażenia zgody, poszanowania intymności i godności oraz zachowania w tajemnicy informacji związanych z pacjentem.

Podczas audytu sprawdzamy, czy stosowane w placówce procedury i dokumenty pozwalają prawidłowo realizować te prawa w codziennej praktyce.

Analizujemy również sposób postępowania w sytuacjach bardziej problematycznych – na przykład przy żądaniu wydania dokumentacji, udzielaniu informacji osobie bliskiej czy powstaniu konfliktu pomiędzy pacjentem a personelem.

Ochrona danych osobowych pacjentów

Placówki medyczne przetwarzają dane dotyczące zdrowia, które wymagają szczególnej ochrony.

Dlatego audyt może obejmować również dokumentację i procedury związane z ochroną danych osobowych oraz RODO.

Sprawdzamy między innymi zasady dostępu do danych, upoważnienia personelu, dokumentację dotyczącą współpracy z podmiotami zewnętrznymi oraz sposób przekazywania pacjentom wymaganych informacji.

Analizujemy także rozwiązania stosowane przy elektronicznej rejestracji pacjentów, formularzach internetowych czy korzystaniu z zewnętrznych systemów informatycznych, jeżeli są wykorzystywane przez placówkę.

Umowy z personelem medycznym

Ryzyka prawne placówki nie dotyczą wyłącznie relacji z pacjentami.

Istotne znaczenie ma również sposób uregulowania współpracy z lekarzami, pielęgniarkami, fizjoterapeutami i pozostałymi członkami zespołu.

Analizujemy stosowane umowy pod kątem między innymi:

• zakresu obowiązków,
• odpowiedzialności stron,
• zasad rozliczeń,
• obowiązku zachowania poufności,
• korzystania ze sprzętu i infrastruktury placówki,
• prowadzenia dokumentacji,
• zakończenia współpracy,
• innych postanowień istotnych dla konkretnego modelu działalności.

Dobrze przygotowana umowa powinna odpowiadać temu, jak współpraca wygląda w rzeczywistości, a nie jedynie formalnie regulować podstawowe kwestie.

Procedury na wypadek roszczenia pacjenta

Roszczenie pacjenta może pojawić się nawet w prawidłowo funkcjonującej placówce.

Znaczenie ma wtedy nie tylko przebieg samego leczenia, ale również sposób, w jaki placówka reaguje po otrzymaniu skargi, wezwania do zapłaty czy informacji o możliwym sporze.

W ramach audytu możemy sprawdzić, czy placówka posiada odpowiednie procedury postępowania w takich sytuacjach.

Pomagamy ustalić między innymi:

• kto powinien odpowiadać za kontakt w sprawie,
• jakie dokumenty należy zabezpieczyć,
• w jaki sposób reagować na żądanie pacjenta,
• kiedy sprawę należy zgłosić ubezpieczycielowi,
• jak postępować, aby nie utrudnić późniejszej obrony interesów placówki.

Dobra procedura pozwala uniknąć działań podejmowanych pod wpływem emocji i zapewnia spójny sposób reagowania całego zespołu.

Strona internetowa i informacje o świadczeniach

Audyt może obejmować również informacje publikowane przez placówkę na stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub innych materiałach kierowanych do pacjentów.

Sprawdzamy, czy sposób przedstawiania świadczeń, specjalistów i działalności placówki odpowiada obowiązującym regulacjom oraz czy publikowane treści nie stwarzają niepotrzebnego ryzyka prawnego.

Analizie mogą podlegać również regulaminy rejestracji, zasady odwoływania wizyt, formularze kontaktowe i inne dokumenty wykorzystywane w komunikacji z pacjentami.

Jak wygląda audyt prawny placówki medycznej?

Audyt zaczynamy od poznania sposobu funkcjonowania placówki i ustalenia obszarów, które mają zostać objęte analizą.

Następnie przeglądamy przekazane dokumenty i procedury, porównując je z aktualnymi wymaganiami prawnymi oraz sposobem, w jaki są stosowane w praktyce.

Po zakończeniu analizy wskazujemy zauważone nieprawidłowości i obszary ryzyka oraz przedstawiamy konkretne propozycje zmian.

W zależności od zakresu współpracy możemy również przygotować lub poprawić dokumenty, formularze i procedury, które wymagają aktualizacji.

Dzięki temu audyt nie kończy się jedynie na wskazaniu problemów – może prowadzić bezpośrednio do ich uporządkowania i wdrożenia odpowiednich rozwiązań.

Kiedy warto przeprowadzić audyt prawny?

Audyt może być przydatny nie tylko wtedy, gdy w placówce pojawił się już problem.

Warto rozważyć go między innymi:

• przed rozpoczęciem działalności medycznej,
• po kilku latach funkcjonowania placówki bez aktualizacji dokumentacji,
• po zmianie zakresu świadczonych usług,
• przed otwarciem kolejnej placówki,
• przy zwiększeniu liczby personelu,
• po zmianach organizacyjnych lub właścicielskich,
• po otrzymaniu skargi lub roszczenia pacjenta,
• przed spodziewaną kontrolą,
• po istotnych zmianach przepisów.

Najlepszym momentem na znalezienie słabych punktów w dokumentacji jest czas, kiedy nie trzeba jeszcze wykorzystywać jej w sporze.

Audyt prawny kliniki – bezpieczeństwo zamiast działania po fakcie

Celem audytu prawnego nie jest tworzenie kolejnych dokumentów, których nikt później nie wykorzystuje.

Chodzi przede wszystkim o sprawdzenie, czy rozwiązania stosowane przez placówkę odpowiadają jej rzeczywistemu sposobowi działania i czy zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa prawnego.

Kancelaria posiada doświadczenie zarówno w obsłudze podmiotów medycznych, jak i w prowadzeniu sporów dotyczących odpowiedzialności medycznej i praw pacjenta. Dzięki temu podczas audytu zwracamy uwagę również na te elementy, które mogą mieć znaczenie dopiero wtedy, gdy pojawi się roszczenie.

Naszym celem jest znalezienie ryzyka wcześniej – zanim stanie się ono problemem dla placówki, jej właściciela lub personelu.