Założenie kliniki, przychodni czy gabinetu medycznego wymaga czegoś więcej niż rejestracja firmy. Działalność lecznicza podlega szczególnym regulacjom, dlatego już na etapie planowania trzeba odpowiednio określić formę prowadzenia działalności, zakres udzielanych świadczeń, strukturę placówki oraz sposób jej funkcjonowania.

Kancelaria pomaga w tworzeniu podmiotów medycznych i organizowaniu działalności leczniczej od podstaw. Wspieramy zarówno lekarzy planujących rozpoczęcie własnej praktyki, jak i przedsiębiorców zamierzających otworzyć klinikę, przychodnię lub inną placówkę medyczną.

Pomagamy przejść przez cały proces – od wyboru odpowiedniej formy prawnej, przez przygotowanie dokumentów i procedur, aż po dokonanie wymaganych wpisów i przygotowanie placówki do rozpoczęcia działalności.

W czym pomagamy?

Zakres wsparcia może obejmować między innymi:

• wybór odpowiedniej formy prowadzenia działalności,
• zakładanie spółek prowadzących działalność leczniczą,
• organizację indywidualnych i grupowych praktyk zawodowych,
• rejestrację firmy w CEIDG lub KRS,
• przygotowanie wniosku o wpis do RPWDL,
• przygotowanie regulaminu organizacyjnego,
• opracowanie dokumentacji dla pacjentów,
• przygotowanie formularzy zgód i upoważnień,
• dokumentację dotyczącą praw pacjenta,
• przygotowanie podstawowej dokumentacji RODO,
• umowy z lekarzami i pozostałym personelem,
• analizę wymogów dotyczących planowanego zakresu działalności,
• pomoc przy obowiązkowym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej,
• wsparcie przy formalnościach związanych z rozpoczęciem działalności.

Zakres pomocy dostosowujemy do tego, jaki rodzaj placówki ma powstać, jakie świadczenia będą w niej wykonywane i w jaki sposób ma być zorganizowana.

Wybór formy prowadzenia działalności medycznej

Jedną z pierwszych decyzji jest wybór formy, w jakiej ma działać placówka.

Inaczej wygląda sytuacja lekarza, który chce prowadzić własny gabinet, a inaczej kilku wspólników planujących stworzenie większej kliniki zatrudniającej wielu specjalistów.

W zależności od założeń działalność może być prowadzona między innymi przez przedsiębiorcę indywidualnego albo spółkę. Osoby wykonujące określone zawody medyczne mogą również prowadzić działalność w formie praktyki zawodowej, na zasadach przewidzianych dla danego zawodu.

Przy wyborze rozwiązania analizujemy między innymi:

• liczbę osób zaangażowanych w przedsięwzięcie,
• planowany zakres świadczeń,
• sposób finansowania działalności,
• odpowiedzialność poszczególnych osób,
• zasady zarządzania placówką,
• możliwość dalszego rozwoju,
• planowane zatrudnienie personelu,
• przyszłe wejście wspólnika lub inwestora.

Forma prawna powinna odpowiadać temu, jak placówka ma funkcjonować w praktyce, a nie jedynie umożliwiać jej szybkie zarejestrowanie.

Zakładanie kliniki lub przychodni

Przy tworzeniu większej placówki medycznej konieczne jest odpowiednie połączenie kwestii biznesowych z wymaganiami wynikającymi z prawa medycznego.

Pomagamy zaplanować strukturę podmiotu, określić zakres działalności oraz przygotować dokumenty potrzebne do jej rozpoczęcia.

Jeżeli klinika ma działać w formie spółki, możemy również przygotować jej umowę i przeprowadzić proces rejestracji.

Na tym etapie warto ustalić między innymi, kto będzie zarządzał placówką, w jaki sposób będzie zorganizowany personel, jakie świadczenia będą wykonywane oraz jak ma wyglądać współpraca ze specjalistami.

Dobre przygotowanie tych kwestii już na początku ułatwia późniejsze prowadzenie placówki i ogranicza potrzebę dokonywania kolejnych zmian po rozpoczęciu działalności.

Rejestracja w RPWDL

Podmiot, który zamierza prowadzić działalność leczniczą, musi uzyskać odpowiedni wpis do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą – RPWDL.

W ramach rejestracji konieczne jest prawidłowe określenie między innymi:

• danych podmiotu,
• miejsca udzielania świadczeń,
• formy organizacyjno-prawnej,
• rodzaju prowadzonej działalności leczniczej,
• zakresu udzielanych świadczeń,
• struktury organizacyjnej placówki.

Pomagamy przygotować dane i dokumentację potrzebną do dokonania wpisu oraz przeprowadzamy klienta przez procedurę rejestracyjną.

Działalność lecznicza może zostać rozpoczęta po uzyskaniu wymaganego wpisu do właściwego rejestru.

Regulamin organizacyjny placówki

Jednym z podstawowych dokumentów funkcjonujących w podmiocie leczniczym jest regulamin organizacyjny.

Powinien on odpowiadać rzeczywistemu sposobowi działania placówki, a nie być jedynie dokumentem przygotowanym na potrzeby rejestracji.

Przygotowujemy regulaminy uwzględniające między innymi:

• strukturę organizacyjną placówki,
• rodzaj i zakres udzielanych świadczeń,
• miejsca ich udzielania,
• przebieg procesu udzielania świadczeń,
• organizację poszczególnych jednostek i komórek,
• zasady współdziałania personelu,
• kwestie związane z opłatami za określone świadczenia.

Treść dokumentu dostosowujemy do konkretnej kliniki i sposobu, w jaki ma ona rzeczywiście funkcjonować.

Dokumentacja dla pacjentów

Placówka powinna być przygotowana nie tylko organizacyjnie, ale także pod względem dokumentów wykorzystywanych od pierwszego dnia kontaktu z pacjentem.

Pomagamy przygotować między innymi:

• formularze zgód na udzielanie świadczeń,
• informacje przekazywane pacjentom,
• upoważnienia do udzielania informacji o stanie zdrowia,
• upoważnienia dotyczące dokumentacji medycznej,
• formularze związane z określonymi zabiegami,
• procedury udostępniania dokumentacji,
• inne dokumenty wymagane przy konkretnym rodzaju działalności.

Nie rekomendujemy korzystania z przypadkowych wzorów dostępnych w internecie. Dokumentacja powinna odpowiadać świadczeniom rzeczywiście wykonywanym przez placówkę i sposobowi organizacji leczenia.

Prawa pacjenta od początku działalności

Tworząc nową placówkę, warto od razu zadbać o rozwiązania zgodne z prawami pacjenta.

Dotyczy to między innymi prawa do informacji, świadomej zgody, dokumentacji medycznej, zachowania tajemnicy oraz poszanowania intymności i godności.

Pomagamy przygotować dokumenty i procedury w taki sposób, aby personel wiedział, jak postępować w typowych sytuacjach występujących w codziennej pracy.

Pozwala to uniknąć sytuacji, w której zasady postępowania powstają dopiero po pierwszej skardze lub konflikcie z pacjentem.

RODO i dane medyczne

Już od momentu rozpoczęcia rejestracji pacjentów placówka zaczyna przetwarzać dane osobowe, w tym szczególnie chronione informacje dotyczące zdrowia.

Dlatego kwestie związane z ochroną danych warto uporządkować jeszcze przed przyjęciem pierwszego pacjenta.

Pomagamy przygotować dokumentację i rozwiązania dotyczące między innymi:

• obowiązków informacyjnych,
• upoważnień dla personelu,
• zasad dostępu do danych,
• współpracy z podmiotami zewnętrznymi,
• korzystania z systemów informatycznych,
• rejestracji internetowej,
• przechowywania i zabezpieczania dokumentacji.

Rozwiązania powinny odpowiadać faktycznemu obiegowi informacji w danej placówce.

Umowy z lekarzami i personelem

Nowa klinika wymaga również właściwego uregulowania współpracy z osobami, które będą w niej pracować.

Przygotowujemy i opiniujemy umowy z lekarzami, personelem medycznym, pracownikami administracyjnymi oraz innymi współpracownikami.

W zależności od charakteru współpracy regulujemy między innymi:

• zakres obowiązków,
• zasady wynagrodzenia,
• odpowiedzialność stron,
• prowadzenie dokumentacji medycznej,
• obowiązek zachowania poufności,
• korzystanie ze sprzętu i infrastruktury,
• organizację pracy,
• zasady zakończenia współpracy.

Umowy powinny być dostosowane do rzeczywistego modelu współpracy, szczególnie gdy klinika korzysta zarówno z pracowników, jak i osób wykonujących świadczenia na podstawie kontraktów.

Ubezpieczenie OC

Podmiot wykonujący działalność leczniczą powinien również posiadać wymagane ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.

Już na etapie tworzenia placówki warto ustalić, jaki zakres ubezpieczenia jest wymagany oraz czy poza obowiązkową ochroną zasadne jest objęcie działalności dodatkowym ubezpieczeniem.

W razie potrzeby pomagamy przeanalizować kwestie związane z odpowiedzialnością placówki oraz współpracujących z nią specjalistów.

Lokal, wyposażenie i organizacja świadczeń

Otwarcie placówki medycznej wiąże się także z wymaganiami dotyczącymi miejsca udzielania świadczeń i wykorzystywanego wyposażenia.

Zakres obowiązków zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz świadczeń, które mają być wykonywane.

Dlatego przed uruchomieniem placówki warto sprawdzić, czy jej organizacja odpowiada wymaganiom właściwym dla planowanego rodzaju działalności.

Nie wszystkie wymagania będą takie same dla gabinetu konsultacyjnego, kliniki zabiegowej, przychodni czy placówki wykonującej specjalistyczne procedury.

W razie potrzeby pomagamy ustalić, jakie dodatkowe regulacje mają zastosowanie w konkretnym przypadku.

Współpraca z NFZ i innymi instytucjami

Jeżeli placówka ma udzielać świadczeń finansowanych ze środków publicznych, rozpoczęcie działalności może wiązać się również z dodatkowymi formalnościami dotyczącymi współpracy z Narodowym Funduszem Zdrowia.

Zakres takiego wsparcia ustalamy indywidualnie, w zależności od modelu działalności i planowanego sposobu finansowania świadczeń.

Pomagamy również w kontaktach z innymi organami i instytucjami, jeżeli ich udział jest wymagany przy uruchamianiu konkretnego rodzaju działalności medycznej.

Placówka przygotowana na pierwszy dzień działalności

Samo uzyskanie wpisu do rejestru nie oznacza jeszcze, że wszystkie kwestie prawne zostały uporządkowane.

Przed przyjęciem pierwszych pacjentów warto sprawdzić, czy placówka posiada:

• właściwą dokumentację dla pacjentów,
• regulamin organizacyjny,
• procedury dotyczące dokumentacji medycznej,
• dokumentację związaną z ochroną danych,
• odpowiednie umowy z personelem,
• wymagane ubezpieczenie,
• zasady reagowania na skargi i sytuacje nietypowe.

Dzięki temu działalność rozpoczyna się na uporządkowanych podstawach, a procedury nie muszą być tworzone dopiero wtedy, gdy pojawi się pierwszy problem.

Tworzenie podmiotów medycznych – wsparcie od pomysłu do rozpoczęcia działalności

Każda placówka medyczna jest inna, dlatego proces jej tworzenia powinien uwzględniać rodzaj świadczeń, strukturę zespołu, sposób finansowania i plany dotyczące dalszego rozwoju.

Na początku poznajemy założenia biznesowe klienta i ustalamy, jaki model działalności najlepiej odpowiada jego potrzebom. Następnie pomagamy przygotować strukturę prawną, dokumentację i wymagane zgłoszenia.

Po rozpoczęciu działalności możemy również zapewnić placówce stałą obsługę prawną, aktualizować dokumentację, prowadzić szkolenia dla personelu oraz wspierać ją w kontaktach z pacjentami i instytucjami.

Naszym celem jest stworzenie bezpiecznych podstaw prawnych placówki, tak aby jej właściciele mogli skupić się na organizacji działalności i opiece nad pacjentami.